Een functie is nog geen duidelijke positie
Rollen en verantwoordelijkheden zijn in organisaties vaak formeel vastgelegd. Een organogram laat zien wie waar werkt en aan wie verantwoording wordt afgelegd. Functiebeschrijvingen geven aan welke taken en verantwoordelijkheden bij een functie horen.
Maar de dagelijkse praktijk is ingewikkelder. Mensen bewegen zich voortdurend tussen verschillende belangen, verwachtingen en onderlinge verhoudingen. Wat de één als zijn verantwoordelijkheid beschouwt, ziet een ander misschien heel anders.
Het positiespel in organisaties
Iedereen neemt een positie in. Een directeur, manager, medewerker of adviseur kijkt vanuit zijn eigen verantwoordelijkheid en betrokkenheid naar wat er gebeurt.
Die posities bepalen mede wat mensen zien, belangrijk vinden en van anderen verwachten. Tegelijkertijd zijn die verwachtingen niet altijd uitgesproken.
Wanneer mensen onvoldoende begrijpen vanuit welke positie de ander handelt, kunnen spanningen ontstaan. Wat voor de één logisch is, voelt voor de ander als bemoeienis, gebrek aan betrokkenheid of het ontlopen van verantwoordelijkheid.
Het helpt om die onderlinge posities en verwachtingen zichtbaar te maken. Niet om grenzen scherper te trekken, maar om beter te begrijpen hoe mensen zich tot elkaar verhouden.
Rollen en verwachtingen bespreekbaar maken
Onduidelijkheid over rollen wordt vaak opgelost met nieuwe afspraken of uitgebreidere functieomschrijvingen. Dat kan helpen, maar daarmee verdwijnen verschillen in verwachtingen niet vanzelf.
De vraag is niet alleen wie ergens formeel verantwoordelijk voor is. Minstens zo belangrijk is wat mensen in de dagelijkse samenwerking van elkaar verwachten.
Waar hebben we elkaar nodig? Wanneer stemmen we af? Wie neemt een besluit? En wanneer laten we verantwoordelijkheid bij de ander?
Door dit samen te onderzoeken en te bespreken, ontstaat meer helderheid over de ruimte en verantwoordelijkheid die ieder heeft.
Van rolhelderheid naar eigenaarschap
Duidelijke rollen en verantwoordelijkheden zijn geen doel op zichzelf. Ze moeten mensen helpen om hun werk goed te doen en effectief samen te werken.
Dat vraagt dat mensen niet alleen weten waarvoor zij verantwoordelijk zijn, maar ook bereid zijn die verantwoordelijkheid daadwerkelijk te nemen.
De leidinggevende speelt hierin een belangrijke rol. Door kaders te bieden, verwachtingen te verhelderen en ruimte te geven om binnen die kaders zelfstandig te handelen.
Zo kan rolhelderheid bijdragen aan vertrouwen en eigenaarschap, in plaats van aan meer controle en afstemming.
Structuur moet samenwerking ondersteunen
Een goede organisatiestructuur maakt duidelijk waar verantwoordelijkheden liggen, maar laat ook ruimte voor de verbinding tussen mensen, rollen en afdelingen.
Wanneer mensen weten waar ze van zijn, begrijpen wat ze van elkaar mogen verwachten en elkaar weten te vinden, ontstaat rust en overzicht.
Niet omdat alles tot in detail is vastgelegd, maar omdat helder is hoe mensen zich tot elkaar verhouden en waarvoor zij samen verantwoordelijkheid dragen.
Structuur geeft houvast. Samenwerking brengt haar tot leven.
Lees ook hoe organisatieonderzoek zichtbaar maakt wat er werkelijk speelt.
Meer weten over hoe ik rollen, verwachtingen en samenwerking onderzoek en bespreekbaar maak? Lees meer over mijn werkwijze.
Blijf op de hoogte
Schrijf je in op de nieuwsbrief en ontvang regelmatig nieuwe inzichten.
